どうもこんにちは！探究.com編集部です。プロジェクトの企画運営には各段階で必要に応じて会議が必要となってきます。今回は、その会議の際に重要な役割を担う「議事録」についての投稿です。
一般的な議事録のフォーマットに加え、企画書のテンプレートの活用についても触れていますので、会議の担当者や、議事録の担当を任されている方はぜひチェックしてみてください。
議事録を活用する
議事録とは？役割と必要性
話し合われた内容をいつでも確認できるように保管する
まず基本的な議事録の役割としては、会議や打ち合わせなどの場面で、参加者情報や議論の内容、決定事項や今後の動きなどについて記録・管理することです。いつでも過去の会議で何が議論され、どのように意思決定が行われてきたのかを確認できるようにする役割を持っています。
会議に参加できなかったメンバーに議論を共有する
もう一つが、会議に参加できなかったメンバーへ議論の内容を共有するという役割ですね。議事録自体は古くから存在するツールですが、多様な人材が流動的にプロジェクトを結成し、めまぐるしく人と情報が飛び交う今の時代、改めてその情報共有手法としての議事録の重要性が高まっています。
議事録作成の際はポイントをしぼる
議事録を作成する際は、会議の内容を全て逐一書き込むのではなく、要点を絞ります。正確には、会議中はメモ用紙やメモアプリの中に逐一メモしますが、議事録として資料化する際には要点を整理するという意味ですね。
議事録の項目例
下記の項目を目安に、6W2Hを意識しながら会議や打ち合わせの内容を議事録へと落とし込んでいきます。
議事録の項目例
・会議名
・開催日時
・会場
・参加者
・主な議題
・話し合われた内容
・会議での決定事項
・今後のtodo
なお、「話し合われた内容」については会話内容をそのままダラダラと書き連ねるのではなく、要点を抽出して書き出します。「今後のtodo」については、「誰が・何を・いつまでに」を明確に記載できるようにします（この情報についての議論が不明確な場合は、会議の段階できちんと質問を投げて明確にしておきます）。
議事録テンプレート
上記内容をフレーム化したテンプレートを添付させていただきます。会議や打ち合わせの場面でご活用ください。
テンプレート：議事録
企画書テンプレートが役に立つ
情報を羅列するだけの議事録から、情報を整理して次に進める議事録へ。
さて、本記事では一般的な議事録の定義や項目例について触れてきました。そこに加えて、議論の内容を企画書（プランニング）フレームに落とし込むと、さらに情報が整理されるのでオススメです。
通常の議事録だとどうしても要点をまとめた資料にすぎませんが、企画書フレームに落とし込むことで、プロジェクトそのものの進捗や構造を随時構造的に整理していくことができます。
溢れる情報を体系的にまとめることで、それぞれのメンバーが自分のtodoだけでなく、プロジェクトの全体像の把握や、次にどのような動きを取れば良いのかという連動性などを把握することができます。つまり、議事録作成という業務を通じて、プロジェクトを前に推し進めていくことができるという訳です。
事前準備の段階で会議の内容を予想しておくことが大切
しかし、議論の内容を企画書フレームに落とし込んでいくというのは、その分能力を必要とします。ポイントとしては、会議の準備段階でどのような話になるかをきちんと想定し、どのような情報をどういった形の資料に落とし込むのかを想定しておくことです。
企画書テンプレート配信中
企画書のテンプレートについては、本サイトでも基本的なフレームを配信しています。どのようなステップで、どのような情報を引き出し、議論し、体系化していくのか。全体像をイメージしながら活用してみてください。
下記のページから企画書のテンプレートをダウンロードしていただくことが可能です。
関連ページ：企画立案・企画書作成・プロジェクト運営に役立つ無料テンプレート（パワーポイントデータ）
議事録作成・管理に役に立つツール
以下では、議事録作成や管理の際に便利なツールについて、補足的にご紹介しています。実際に議事録を作成する際には合わせてチェックしてみてください。
ボイスレコーダー
議事録の作成担当者にとって必須のアイテムが「ボイスレコーダー」です。議論の内容を聞き漏らしてしまうことも多々ありますので、音声として残しておくことで後から不明な点を聞き直すことが可能。
メモアプリ
音声とは別にリアルタイムに情報や気づきを記録しておくために必要なのがメモであり、電子的にメモするためのツールがメモアプリですね。iPadがあると図解なども書き込むことが可能なスペースがあり、メモツールとして便利に活用することが可能です。
クラウドストレージ
クラウドストレージとは「Googleドライブ」や「evernote」などに代表される、オンラインでデータを共有するためのサービスです。作成した議事録のデータを保管、共有することが可能です。
おわりに
以上、議事録の作成の場面で企画書テンプレートが役に立つについてでした。議事録の作成法をはじめ、会議の質を高めるためのノウハウについて、今後も情報を増やしていきたいと思います。
それでは、本日もここまでお読みいただきありがとうございました。よければこちらも合わせてお読みください♪