こんにちは！探究.com編集部です。今回は着手する問題課題の検討時や、日々の業務の整理の際に活用できる「重要度/緊急度マトリクス」についての投稿です。
自社(自分)にとって重要であるか？それらは緊急を要するか？という2つの評価軸で物事を考察するこの手法は、組織・個人問わず思考整理を行う上で活用される定番フレームワークです。そういえば良く分かってないな…という方は、ぜひチェックしてみてください。
緊急度/重要度マトリクスについて
緊急度/重要度マトリクスとは？
緊急度/重要度マトリクスとは、自社の業績にどの程度影響を与えるか？という「重要度」と、納期や対処へのスピードがどれくらい求められているか？という「緊急度」という2つの評価軸のマトリクスを用いて、問題やタスクの整理および優先順位決定を行うフレームワークです。
米国の経営コンサルタントであるスティーブン・Ｒ・コヴィー氏が著書「7つの習慣-成功には原則があった!」の中で、時間管理マトリクスとして提唱しました。以下、マトリクスの基本的な使い方をなぞってみたいと思います。
緊急度/重要度マトリクスを作成する
まずは問題や課題を一つずつ書き出し用意します。アナログで書き出す場合には、付箋一つに一つずつ課題を書き出します。課題が書き出せたら、それぞれの課題をマトリクス上に配置していきます。
チームで活用する際のポイント
複数人で緊急度/重要度マトリクスを使用する場合は、「緊急」「重要」という軸の定義の認識を共有しておくことがポイントです。
緊急度/重要度マトリクスの作成例
緊急度/重要度マトリクスの作成例として、一つサンプルを作成させていただきました。マトリクス作成のイメージができない…という場合は、一つの参考としてチェックしてみてください。（あくまでも一つの例なので、引っ張られすぎないように気をつけてください。）
緊急度/重要度マトリクス活用のポイント
今すぐDOはすぐ実行
マトリクスの中で、重要であり緊急でもある要素は「今すぐDO案件」となり、マトリクスの四象限の中で最も重要です。
緊急ではないが重要な要素がポイント
さて、この緊急度/重要度マトリクスで意識しておきたいポイントが「緊急ではないが重要な要素」にあります。ここは将来の投資にあたる様な要素が入る象限です。例えば、人材育成の課題や、新規市場開拓のための課題など。
緊急性が低いため、どうしても後回しになりがちですが、ここが充実していなければ、会社の未来を創っていくことができません。緊急度/重要度マトリクスを整理することで、この象限に資源を注ぐための工夫も合わせて考えたいところです。
フレームのテンプレート
今回ピックアップさせていただいた「重要度/緊急度マトリクス」のフレームについて、パワーポイントで作成したテンプレートを掲載させていただきます。目的に応じてご活用ください。
重要度/緊急度マトリクス4マス
ここまでに紹介してきた4マスのテンプレートです。標準的な重要度/緊急度マトリクスの仕様となります。テンプレートを印刷して活用するのはもちろん、ホワイトボードやノートなどに同じフレームを作図して活用することも可能です。
重要度/緊急度マトリクス9マス
標準的な重要度/緊急度マトリクスをもう少し細かく分割して考える9マス版です。項目の量が多い時などに便利です。
上図のようにランク分けを行うということも手法として可能。4マス、9マス共に下記のURLからダウンロードいただけます。
テンプレート：重要度/緊急度マトリクス
おわりに
以上、重要度×緊急度マトリクスで課題を分類する※テンプレート配信中についてでした。事業戦略の分析からタスクの整理まで、幅広いシチュエーションで活用できる重要度/緊急度マトリクス。ぜひ一度使ってみてはいかがでしょうか。
それでは、本日もここまでお読みいただきありがとうございました。よければこちらも合わせてお読みください♪
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参考書籍：7つの習慣-成功には原則があった!
参考書籍：フレームワーク使いこなしブック