こんにちは！探究.com編集部です。今回は企画を運営していくにあたり考えたい「共通言語」についての投稿です。
私たちは今、「日本語」という一つの言語体系を共有しているため、このように記事（文章や言葉）を通して、情報を交換しています。同じように、日々の問題解決の中では様々な媒介物を通してコミュニケーションを行っている訳ですが、その伝達率を高める上で「共通言語が必要」「言語を一致させる」などの表現が用いられる場合があります。
「共通言語」や「共通理解」、耳にすることはあるがあまり考えたことはないな、という方などはぜひチェックしてみてください。
チームの共通言語をつくる
共通言語とは
まずはじめに、ここで使用する「言語」とは、人と人が情報を交換するための媒介物「記号」の一つとしての「言語」を考えます。人がコミュニケーションや思考を行う際に用いられるツールですね。そして、「共通言語」とは、複数のメンバー間で同じ認識・理解で用いることのできる言語のことを意味します。
なぜ共通言語が必要なのか
異なる部門や会社などを横断し、複数人で一つの物事を遂行しようとする時、使っている言葉や認識にズレがあると、論点やアウトプットがズレます。すると、効率の低下を招くだけでなく、最悪の場合、企画が空中分解してしまうという状況にもなり得ます。そうならないために、認識・理解を一致させるために「意味を共有した共通言語」が必要になります。
共通言語における理想の状態とは
共通言語において理想の状態とは、その言語を用いるメンバーそれぞれの認識にズレがない状態となります。言葉を発信するAさんの思い浮かべている意味・内容と、それを受け取るBさんの思い浮かべる意味・内容の間にズレがなく、100%同じ情報として伝わるのが理想の共通言語と言えます。
単に同じ言葉を使っていれば良いという訳ではなく認識の一致が重要
なお、使っている言葉が同じであれば良いという訳ではありません。使っている言葉の認識を一致させることが重要です。例えば「マーケティング」という言葉を使っているとして、マーケティングという言葉が意味する内容にズレがなく一致している状態が「良い状態」であり、言葉自体は同じマーケティングという言葉を使っていても、その内容が人によって違っている状態は望ましくない状態であると言えます。
何を一致させるのか
実際に共通言語を作っていくにあたり、一つ一つの言葉に関するWhat（それは何か）、Why（重要な理由）、How（何をするのか）を考えていきます。例えば「マーケティング」という言葉について考えるのであれば、「マーケティングとは何か（What）」、「なぜマーケティングが重要なのか（Why）」、「マーケティングとは具体的に何をすることなのか（How）」についての認識を明確化してすり合わせていきます。
どのようなツールが共通言語となり得るか
さて、ここまで触れてきたような共通言語を形作りにあたり、どのようなツールが考えられるでしょうか。様々なツールが存在するかとは思いますが、当サイトで扱っている「企画運営」というキーワードに関連度の高いものをピックアップしてみます。
共通言語化を促進するためのツール例用語集（定義集）企画書フレームワークマニュアル
用語集は、言葉の意味やそもそもの文脈を共有するのに最もシンプルなツールです。また、当サイトのコアテーマでもある「企画書」は、一つの企画において何を目指すのか、具体的にどんなアクションが必要となるのか、ゴールの定義などを明文化して共有するツールとなり得ます。
また、思考の方法論を標準化したものとして、フレームワークも共通言語となり得ます。さらに、思考だけでなく実際の行動レベルまで一致させるツールとしてマニュアルもまた一つの共通言語となり得るでしょう。
共通言語をつくるステップ
実際に共通言語を作成していくにはまず、「業務の中で用いるべき言葉を言語化するステップ」と「言語に紐づく意味や内容を共有するステップ」の2つが必要となります。
業務の棚卸からの標準化・言語化
まず、自分たちの組織・チームがどのような業務を抱えているかを棚卸し、その業務を遂行する過程で「どんなことを考えるか」「どんな行動を取るか」を可視化します。可視化した個々の業務を標準化すべく、どのような点がポイントとなるかを言語化していきます。
言語に関する認識や理解のすり合わせ
言語化した一つ一つに対して、その言葉や文章に対してどのような認識を持っているか、どのような理解をしているかをメンバー間ですり合わせます。また、一度言語化して認識をすり合わせた内容も、時代性や組織の状態に合わせてより適切な状態へとアップデートし続けていく必要があります。
おわりに
以上、企画を運営していく上で持っておきたい「共通言語」の考え方【コラム】についてでした。共通言語をつくる、その意味が頭では分かるものの、実際に丁寧に実行するのは難しい話でもあります。一気に言語化するのが難しい場合には、まず優先度の高いものから、日々の業務の中で小さなサイクルを作り、言語化と認識の共有を取り入れてみてはいかがでしょうか。